档案是对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的资料，为了充分发挥档案资源的价值，必须要解决好档案的收集、保存和利用的问题。自信访安全部接收金重和粮食公司历史档案以来，档案资料一直固守传统模式，将纸质文档存储在档案室内。由于档案时间段跨度较长，自1951年至2016年；档案种类较多，涉及人员个人档案、人员技术档案、党委档案、党办档案、团委档案、行政档案、工会档案、重大事项档案等等，导致档案查找起来费时费力，每次接待前来查档的人员需要2-3天后才能予以回复，档案管理人员也承担了巨大的工作量，查档双方苦不堪言，对日常业务的办理非常不利。
随着计算机信息技术的发展，档案的“数字化”已成为必然的趋势。要实现档案管理的“数字化”，最关键的步骤就在于将纸质档案例如各种文字、图表、影像等通过扫描、录入等方式存储到计算机数据库中。2021年，为了更好的给金重和粮食公司人员及家属提供查档服务，同时提升档案管理的高效化和精准度，信访安全部将金重和粮食公司的各类档案分批整理，每类档案设立一个电子文档，每份档案逐一在档案袋编辑编号并将对应相关信息录入到电子文档中，人员个人档案除了设立查询的电子文档外更是将每人的纸质档案信息逐页进行扫描形成图片储存。
截至目前，金重和粮食公司各类档案累计录入4000余份，通过档案“数字化”操作，每次查档只需打开电子文档搜索名称或关键字即可找到对应档案编号，由原来每次查档需等待2-3天后才能向其提供材料复印件到实现了档案当日查询当日办理，大大提高了来访人员查档的效率，获得调档人员的一致好评。
（yh86银河国际装备 信访安全部）